2. ประเภทของการสื่อสาร (Types of Communication)
2.3 การสื่อสารผ่านการเขียน (Written Communication)
การสื่อสารผ่านการเขียน เป็นการถ่ายทอดข้อมูล ความคิด หรือความรู้สึกผ่านการใช้ตัวอักษร ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของข้อความจดหมาย บทความ รายงาน อีเมล หรือข้อความในสื่อสังคมออนไลน์ การสื่อสารผ่านการเขียนเป็นเครื่องมือที่สำคัญทั้งในชีวิตประจำวันและการทำงาน เพราะมันช่วยให้ข้อมูลสามารถเก็บรักษาและอ้างอิงได้ในภายหลัง และยังช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างรอบคอบและเป็นทางการมากขึ้น
ข้อดีของการสื่อสารผ่านการเขียนคือสามารถพิจารณาและแก้ไขเนื้อหาก่อนที่จะส่งถึงผู้รับ ทำให้ข้อความที่สื่อสารมีความแม่นยำและชัดเจนมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของการสื่อสารผ่านการเขียนคือการขาดความชัดเจนในอารมณ์และความรู้สึก ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ถ้าผู้รับสารไม่ตีความถูกต้อง
ประเภทของการสื่อสารผ่านการเขียน:
-
การเขียนในชีวิตประจำวัน (Everyday Writing):
การสื่อสารผ่านการเขียนในชีวิตประจำวันมักเกี่ยวข้องกับการเขียนข้อความสั้น ๆ เช่น ข้อความทางโทรศัพท์ จดหมายส่วนตัว หรือโพสต์ในสื่อสังคมออนไลน์ ข้อความเหล่านี้เน้นการสื่อสารที่เข้าใจง่ายและรวดเร็ว -
การเขียนเชิงวิชาการหรือธุรกิจ (Academic or Business Writing):
การเขียนในเชิงวิชาการหรือธุรกิจต้องการความรอบคอบและเป็นทางการ เช่น การเขียนรายงาน บทความวิชาการ หรือจดหมายธุรกิจ เนื้อหาต้องมีความชัดเจน กระชับ และเป็นทางการเพื่อให้การสื่อสารมีความน่าเชื่อถือ -
การเขียนเพื่อการนำเสนอ (Presentational Writing):
การเขียนในรูปแบบนี้มักเกี่ยวข้องกับการเขียนสไลด์หรือสคริปต์เพื่อใช้ในการนำเสนอในที่ประชุมหรือห้องเรียน การเขียนต้องคำนึงถึงการถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจนและดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง
องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารผ่านการเขียน:
-
ความชัดเจน (Clarity):
การเขียนที่มีประสิทธิภาพต้องใช้ภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนหรือกำกวม การเรียบเรียงเนื้อหาให้มีโครงสร้างที่ชัดเจนช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น -
ความกระชับ (Conciseness):
การเขียนที่ดีต้องกระชับ ไม่ยืดเยื้อ การใช้คำให้น้อยแต่สื่อความหมายได้ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ข้อความมีประสิทธิภาพมากขึ้น -
ความถูกต้อง (Accuracy):
การใช้ภาษา การสะกดคำ และหลักไวยากรณ์ที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือและความนับถือในตัวผู้เขียน นอกจากนี้ ควรตรวจสอบข้อมูลและข้อเท็จจริงที่เขียนเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง -
โทนเสียง (Tone):
โทนเสียงในการเขียนควรเหมาะสมกับบริบทของการสื่อสาร เช่น การเขียนที่เป็นทางการควรมีโทนเสียงที่สุภาพและตรงประเด็น ในขณะที่การเขียนที่ไม่เป็นทางการสามารถมีความเป็นกันเองมากขึ้นได้ -
การจัดรูปแบบ (Formatting):
การจัดรูปแบบที่ดีช่วยให้การเขียนมีความเป็นระเบียบและอ่านง่าย เช่น การใช้ย่อหน้า การเว้นวรรคที่เหมาะสม และการจัดระเบียบเนื้อหาให้มีความชัดเจนตามลำดับ
ความสำคัญของการสื่อสารผ่านการเขียน:
- เป็นเครื่องมือที่สามารถเก็บรักษาและอ้างอิงได้ในภายหลัง
- ช่วยให้การสื่อสารมีความรอบคอบและเป็นทางการมากขึ้น
- ลดความเข้าใจผิดเนื่องจากการมีโอกาสแก้ไขก่อนที่จะส่งถึงผู้รับ
