3. หลักการพื้นฐานในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (Fundamental Principles for Effective Communication)
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงการพูดหรือเขียนให้ผู้รับเข้าใจเท่านั้น แต่ยังเป็นการทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความตั้งใจ ความชัดเจน และการสื่อสารที่ตรงประเด็น หลักการพื้นฐานในการสื่อสารที่ดีรวมถึงความชัดเจน ความกระชับ ความตั้งใจในการฟัง และการให้และรับความคิดเห็นอย่างเปิดใจ การเข้าใจหลักการเหล่านี้สามารถช่วยให้การสื่อสารเกิดผลดีและสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงได้ ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตประจำวันหรือในที่ทำงาน
3.1 ความชัดเจนและความกระชับ (Clarity and Conciseness)
ความชัดเจนและความกระชับ เป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เมื่อข้อความที่เราต้องการถ่ายทอดมีความชัดเจนและกระชับ ผู้รับสารจะสามารถเข้าใจและตีความข้อมูลได้อย่างถูกต้องและไม่สับสน การใช้ภาษาที่ตรงประเด็น ไม่ซับซ้อน และหลีกเลี่ยงการใช้คำหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็น ทำให้สารที่ส่งไปถึงผู้รับเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
องค์ประกอบสำคัญของความชัดเจนและความกระชับ:
-
การเลือกคำที่ชัดเจนและเหมาะสม (Choosing Clear and Appropriate Words):
การใช้คำที่ตรงประเด็นและเหมาะสมกับบริบทเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้สารมีความชัดเจน เช่น การหลีกเลี่ยงการใช้คำที่มีความหมายกำกวม การเลือกใช้คำที่ผู้รับสารเข้าใจได้ง่าย และการหลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่ซับซ้อนเกินไป -
การหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น (Avoiding Unnecessary Details):
ความกระชับเป็นการตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกจากเนื้อหาเพื่อให้ข้อความสั้นลงและตรงประเด็นมากขึ้น โดยยังคงความหมายและข้อมูลสำคัญที่ต้องการจะสื่อเอาไว้ การอธิบายหรือเขียนข้อความที่กระชับจะทำให้ผู้รับสารสามารถจับใจความได้รวดเร็ว -
การจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหา (Prioritizing Key Information):
ในการสื่อสาร ควรเริ่มจากข้อมูลที่สำคัญที่สุดแล้วจึงตามด้วยรายละเอียดเพิ่มเติม การจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจประเด็นหลักได้ชัดเจนและไม่หลงไปกับรายละเอียดที่ซับซ้อน -
การใช้ประโยคที่สั้นและกระชับ (Using Short and Concise Sentences):
ประโยคที่ยาวเกินไปอาจทำให้ความหมายของข้อความเสียหายหรือสับสนได้ การเขียนหรือพูดประโยคที่สั้นและกระชับช่วยให้ผู้รับสารสามารถติดตามเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
ประโยชน์ของความชัดเจนและความกระชับในสื่อสาร:
- ลดความสับสนและความเข้าใจผิดระหว่างผู้สื่อสารและผู้รับสาร
- ช่วยให้การถ่ายทอดข้อมูลรวดเร็วและตรงประเด็นมากขึ้น
- สร้างความน่าเชื่อถือและความมั่นใจในการสื่อสาร
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการทำความเข้าใจร่วมกัน
